Een hittegolf zie je aankomen. Dat is het goede nieuws. Het slechte nieuws: de meeste organisatoren doen daar te weinig mee, tot de eerste bezoeker onwel wordt.
Waar onweer je minuten geeft, geeft een hittegolf je dagen. Dat is precies waarom er vaak niets gebeurt: het voelt niet urgent, tot het dat ineens wel is. Hieronder een praktisch stappenplan, geordend op het moment waarop je het uitvoert.
T-5 tot T-3 dagen: signaleren en plannen
- Vraag een gevoelstemperatuur-prognose op voor je exacte locatie en programma-uren, niet het regionale gemiddelde
- Bepaal met je veiligheidscoördinator welk niveau (geel/oranje/rood/paars) je verwacht te raken
- Check de capaciteit van je EHBO-post: is die berekend op een hittedag?
- Bestel extra water, bekers en eventueel vernevelaars of schaduwdoeken als die nog niet standaard zijn ingepland
T-2 tot T-1: voorbereiden
- Wijs schaduwzones en koelplekken aan op de plattegrond, en laat crew ze fysiek markeren
- Zet publiekscommunicatie klaar voor schermen, omroep en social media
- Briefing met crew en EHBO over symptomen van hittestress en wanneer op te schalen
- Leg drempelwaarden per zone vast (mainstage, tent, kindergedeelte hebben andere risico's)
Op de dag zelf
- Volg de gevoelstemperatuur per uur, niet alleen de ochtendprognose
- Communiceer actief en herhaaldelijk: "drink water" werkt pas als je het vaker dan één keer zegt
- Houd het aantal EHBO-meldingen bij, een stijgende trend is je signaal om op te schalen vóórdat het misgaat
- Wees bereid het programma aan te passen: een korte pauze kost minder dan een uitgevallen headliner
"De organisatoren die goed door een hittedag komen, zijn niet de organisatoren die geluk hadden. Het zijn de organisatoren die drie dagen eerder al een plan hadden liggen."
Waarom dit vaker voorkomt dan je denkt
Hittegolven worden in Noordwest-Europa frequenter en de pieken duren langer. Voor een outdoor evenement betekent dat: hitte is niet langer een uitzonderlijk scenario waar je "misschien" iets voor regelt, het is een terugkerend risico dat evenveel aandacht verdient als wind of onweer.
Wil je dit gestructureerd vastleggen? Bekijk mijn hitteplan-dienst, inclusief een downloadbaar sjabloon met drempelwaarden en een besluitenlogboek.