"Het weer zat mee" of "we hebben even stilgelegen vanwege onweer". Zo staat het weer meestal in een evaluatieverslag. Wie dat verslag een jaar later leest, weet daarmee nog steeds niet wat er gebeurde, wanneer, en waarom er toen zo besloten is.
Een goede evaluatie legt vast wat er voorspeld was, wat er werkelijk gebeurde en welke besluiten daaruit volgden. Voor het weer komt dat neer op drie vragen. Klopte de verwachting? Op welk moment werd er gehandeld, en op basis waarvan? En wat neem je mee naar volgend jaar?
Wat je na afloop vastlegt
- De verwachting vooraf. Wat stond er in de briefings van de week en de dag ervoor? Zo zie je achteraf of je op het juiste beeld hebt gepland.
- Het verloop op de dag zelf. Wanneer werd welke fase van het protocol bereikt, en wanneer weer afgeschaald? Met tijdstip erbij, niet "rond de middag".
- De gemeten waarden. Hoogste windstoot, hoeveel neerslag er viel, hoe dicht het onweer kwam, en de hoogste hittebelasting. Liefst gemeten op je eigen terrein.
- De besluiten. Wie besloot wat, om hoe laat, en op welk advies. Een besluit dat goed onderbouwd is, houdt ook stand als het achteraf onnodig bleek.
- Wat er misging of beter kon. Duurde het ontruimen langer dan gedacht? Was de omroep op een podium niet te horen? Dat zijn de punten waar je volgend jaar winst haalt.
Waarom dit meer is dan papierwerk
Bij een vergunningaanvraag voor het volgend jaar vraagt de gemeente steeds vaker hoe het vorige jaar is verlopen. Een evaluatie met tijden, gemeten waarden en besluiten laat zien dat je het weer serieus neemt. Dat maakt het gesprek met de veiligheidsregio een stuk makkelijker.
Ook voor je verzekeraar telt het. Moest je een programmaonderdeel schrappen of het terrein ontruimen, dan wil die weten waarom. "Er kwam onweer aan" is dan te weinig. Een overzicht van wanneer welke fase gold, en op welke afstand het onweer zat, geeft houvast.
Een evaluatie is pas bruikbaar als iemand die er niet bij was, kan volgen wat er gebeurde en waarom.
Wat ik daarin lever
Na elk evenement waarbij ik op locatie sta, schrijf ik binnen vijf werkdagen een terugblik. Daarin staat hoe de verwachting zich verhield tot wat er gebeurde, wanneer welke fase gold en welk advies ik op welk moment gaf. Dat stuk kun je zo in je eigen evaluatie opnemen, of meesturen met de vergunningaanvraag van volgend jaar.
Werk je met een eigen weerstation op het terrein, dan komen die metingen erbij. Dat is het verschil tussen "er stond veel wind" en de windstoot die je stretchtent echt te verduren kreeg. Meer daarover op de pagina over een weerstation huren.
Evalueren met de juiste mensen aan tafel
Plan de evaluatie binnen twee weken, nu iedereen het nog weet. Zet de productieleider, de veiligheidscoördinator en, bij een groot evenement, iemand van de gemeente aan dezelfde tafel. Loop het weerverloop van de dag samen langs, met de tijden ernaast. Vaak blijkt dan pas waar de informatie bleef hangen: wie het bericht wel kreeg, en wie niet.
Wat je daaruit leert, verwerk je in je weer-risico-analyse en in de afspraken over de fases van het onweersprotocol. Zo wordt elke editie een beetje beter voorbereid dan de vorige.