Een hittegolf kondigt zich dagen vooraf aan. Toch gebeurt er bij veel evenementen weinig tot de eerste bezoeker onwel wordt, precies omdat het zo langzaam komt.
Bij onweer heb je minuten, bij hitte dagen. Die ruimte werkt tegen je, want het voelt nooit urgent tot het te laat is. Hieronder een stappenplan, op volgorde van wanneer je het doet.
Vijf tot drie dagen vooraf: signaleren en plannen
- Vraag een gevoelstemperatuur-prognose op voor je exacte locatie en programma-uren, niet het regionale gemiddelde
- Bepaal met je veiligheidscoördinator welk niveau je verwacht te raken: geel, oranje, rood of paars
- Check de capaciteit van je EHBO-post: is die berekend op een hittedag?
- Bestel extra water, bekers en eventueel vernevelaars of schaduwdoeken als die nog niet standaard zijn ingepland
Twee dagen tot de dag ervoor: voorbereiden
- Wijs schaduwzones en koelplekken aan op de plattegrond, en laat crew ze fysiek markeren
- Zet publiekscommunicatie klaar voor schermen, omroep en social media
- Briefing met crew en EHBO over symptomen van hittestress en wanneer op te schalen
- Leg drempelwaardes per zone vast, want een hoofdpodium, een tent en het kindergedeelte hebben elk andere risico's
Op de dag zelf
- Volg de gevoelstemperatuur per uur, niet alleen de ochtendprognose
- Communiceer actief en herhaaldelijk: "drink water" werkt pas als je het vaker dan één keer zegt
- Houd het aantal EHBO-meldingen bij, een stijgende trend is je signaal om op te schalen vóórdat het misgaat
- Wees bereid het programma aan te passen: een korte pauze kost minder dan een uitgevallen headliner
"De organisatoren die goed door een hittedag komen, zijn niet de organisatoren die geluk hadden. Het zijn de organisatoren die drie dagen eerder al een plan hadden liggen."
Waarom dit vaker voorkomt dan je denkt
Hittegolven worden in Noordwest-Europa frequenter en de pieken duren langer. Voor een outdoor evenement betekent dat: hitte is niet langer een uitzonderlijk scenario waar je "misschien" iets voor regelt, het is een terugkerend risico dat evenveel aandacht verdient als wind of onweer.
Wil je dit gestructureerd vastleggen? Bekijk mijn hitteplan-dienst, inclusief een downloadbaar sjabloon met drempelwaarden en een besluitenlogboek.