Ik werk met vier vaste briefings voor je evenement: een maand vooraf, twee weken vooraf, een week vooraf en de dag ervoor. Die van een week vooraf is de belangrijkste, en dit is waarom.
Waarom juist een week vooraf
Zeven dagen is het punt waarop een verwachting bruikbaar wordt. Verder vooruit worden de modellen snel onbetrouwbaar, en bij onweer en buien nog sneller dan bij een front dat overtrekt. Een week vooraf heb ik het eerste beeld waar je echt iets aan hebt.
En het is nog vroeg genoeg om iets te veranderen. Extra zeilen huren, een tent anders neerzetten, een programmaonderdeel verschuiven. Twee dagen vooraf kan dat allemaal niet meer.
Wat zit erin
- Het algemene weerbeeld voor jouw locatie en jouw dagen
- Een overzicht van de risico's per dagdeel: regen, wind, hitte en onweer
- Waar je iets mee moet, bijvoorbeeld: donderdag kans op onweer rond het middaguur, overweeg je programma te verschuiven
- Aangepaste drempelwaardes, als de situatie daarom vraagt
- Wat ik de komende dagen monitor
Aan wie
De briefing gaat naar de besloten groep. Daarin zitten standaard je productieleider en je veiligheidscoördinator, en bij gemeentelijke evenementen ook de burgemeester of iemand van de veiligheidsregio. Alleen de mensen die een besluit nemen.
Zo ziet zo'n briefing eruit
Vrijdag 23 mei, een week voor je event. Stabiel zomerweer over het land. Zaterdag warm, 28 tot 30 graden. Kans op onweer in de middag, maar dat zit in het oosten en jij zit in het westen, dus het risico is laag. Zondag mooi weer zonder bijzonderheden. Wind blijft beide dagen onder windkracht 4. Geen actie nodig. Volgende briefing vrijdagavond, de dag voor je event.
De andere drie momenten
- Een maand vooraf: het weerpatroon, geen uurverwachting. Een eerste seintje.
- Twee weken vooraf: de eerste scenarios, zodat productie nog kan bijsturen.
- Een week vooraf: het eerste beeld waar je echt op kunt bouwen.
- De dag ervoor: definitieve verwachting per uur, communicatieplan klaar.
Plus dagelijkse nowcasting-updates op de event-dag zelf, en directe alerts bij elk drempelmoment.